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プライベートでメールのやりとりをする場合には、返信が多少遅れたところで大きな問題が起こることはありません。
しかし、ビジネスでメールを受け取る場合には、早急に返信が必要なメールも含まれています。
受信するメールの数が少なければ問題になることはありませんが、大量のメールを全て1つの受信ボックスに入れていると、早急に返信が必要なメールが他のメールの中に埋もれてしまうこともあります。
整理整頓は、仕事場やデスクだけでなくメールボックスも同じで、ビジネスの生産性に大きく関わってきますので、フォルダ振り分け設定は必ず行っておきましょう。
今回は、Thunderbirdを利用したメールのフォルダ振り分けの設定について解説します。
Thunderbirdを利用したことがない方は、まずはパソコンにインストールし、メールアカウントを設定しましょう。
参考：Thunderbird（サンダーバード）のダウンロードとインストール方法。Mozillaメールクライアントソフトは初心者に最適！
参考：Thunderbird（サンダーバード）のメールアドレス設定方法。独自ドメインとGmailそれぞれを解説！
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メールを振り分けするフォルダを作成する
まずは、メールを振り分ける「フォルダ」を作成しましょう。
例えば、重要な取引先の相手のフォルダを作成しておくことで、他の人よりも優先させることでき、迅速な対応が可能になります。
1. メールの振り分けするアドレスの「受信トレイ」上で右クリック
2.「新しいフォルダ」をクリック
3. 作成するフォルダ名を入力
4.「フォルダを作成」をクリック
5.フォルダが作成されたことが確認できる
メッセージフィルターを設定してメールをフォルダに振り分ける
次に、作成したフォルダに必要なメールだけが自動的に振り分けされるように「メッセージフィルター」を設定します。
メッセージフィルターとは、受信した全てのメールから任意の条件を満たしたものだけを抽出するためのものです。
※例「神宮寺健さんからのメールは「神宮寺商事様」のフォルダへ振り分ける」「件名に「見積もり」を含むメールは、「見積もり」のフォルダへ振り分ける」
メッセージフィルターを有効活用することで、本当に優先すべきメールを素早く確認することができます。
1.メールの振り分け先のフォルダを選択
2.「ハンバーガーアイコン」をクリック
3.「メッセージフィルター」をクリック
4. フィルターを設定するメールアドレスに間違いがないことを確認
5. 振り分け先のフォルダに間違いがないことを確認
6.「新規」をクリック
7. 任意のフィルター名を入力（フィルター名は自分がわかるものであれば何でもよい）
8.「フィルターを適用するタイミング」を選択
- 手動で実行する：手動でフィルターを実行したタイミングで適用される
- 新着メールの受信時：新着メールを受信したときに、自動で適用される
- アーカイブ時：受信したメールに対して「アーカイブ」を選択したすべてのメールに適用される
- メール送信後：送信したメールのみに適用される
9.迷惑メールの「分類前」に実行するか「分類後」に実行するか選択
※迷惑メールフィルターより先に実行するか、後に実行するかを選択
10.「フィルターの条件」を一覧から選択
11. フリーで任意の条件を入力
12. フィルターの条件を追加する場合には「＋」、減らす場合には「−」をクリック
13. 設定した（複数の）フィルターの条件が「すべて一致」もしくは「いずれかに一致」のどちらかを選択
14.「メッセージを移動する」を選択し、移動先のフォルダを選択
15.「OK」をクリック
16. 有効に「チェック」が入っていることを確認
17. 過去のメールもフォルダに振り分ける場合には「今すぐ実行」をクリック
18.「×」でメッセージフィルターの設定画面を閉じる
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メッセージフィルターを編集する
メッセージフィルターの条件を変更したい場合には、以下の手順で編集することができます。
1.「ハンバーガーアイコン」をクリック
2.「メッセージフィルター」をクリック
3.編集するフィルターをクリックして選択
4.「編集」を選択
5.編集後「OK」をクリック
メッセージフィルターを無効化、または削除する
不要なメッセージフィルターは、以下の手順で無効化にするか、削除することができます。
1.「ハンバーガーアイコン」をクリック
2.「メッセージフィルター」をクリック
3.フィルターを一時的に無効化する場合には、「有効」欄に付いているチェックを外す
※永久に削除する場合には「削除」をクリック
メッセージフィルターを追加する
新しくメッセージフィルターを追加する場合には、以下の手順で行います。
1.「ハンバーガーアイコン」をクリック
2.「メッセージフィルター」をクリック
3.メールを振り分けるフォルダを選択
4.「新規」をクリック
5. フィルターの条件を設定
6. メールを振り分けるフォルダを指定
7.「OK」をクリック
8.新しくフィルターが追加されたことが確認できる
メッセージフィルターの優先順位を変更する
1つのメールに複数のフィルタの条件が当てはまった場合には、上のフィルターの条件から優先してフォルダへ自動振り分けされます。
したがって、より優先させるフィルターを上位へ移動させておきましょう。
1.優先順位を変更するフィルターを選択
2.移動させる方向を選択（今回は一番下へ移動）
3.フィルターの移動が確認できる
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