チャットワーク(chatwork)の使い方。スマホアプリを活用したタスクや引用などが便利!

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近年、ビジネスシーンでは、チーム内での情報共有にチャットツールが多用されるようになってきました。

これにより、チーム内でのコミュニケーションが円滑になり、情報共有のスピードが早まってきたと言えます。

すごく便利な世の中になったな…と実感しているところです。

チャットツールには、チャットワークやラインワークス、トカロをはじめ多くのツールが存在します。

これから導入を検討している方もいると思いますが、月払いの有料ツールが多く、導入するか悩むところではないでしょうか。

そんな方には、無料で導入できて便利な機能が多い「チャットワーク(chatwork)」をオススメします。

今回は、チャットワークのパソコンでの使い方はもちろん、スマホアプリ(iPhone&Android)を活用した使い方も紹介しますので楽しみにしていて下さい。


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チャットワーク(chatwork)知っておくと便利な使い方

それでは、早速、パソコンでの基本的なチャットのやり取りグループチャットの作成タスクの管理など知っておくと便利な機能を紹介していきます。
※有料であれば、ビデオ通話や音声通話でグループミーティングを行うことも可能

プロフィールを編集する

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チャットワークを始めたら、まずはチャットワーク上のプロフィールを編集しましょう。
※基本的には設定は任意

  1. チャットワーク画面右上の「▼」をクリック
  2. 「プロフィール」をクリック
  3. 「プロフィールを編集」をクリック
  4. プロフィールの写真を変更
    ※顔写真にする必要はない
  5. 「カバー写真の変更」
  6. 個人情報を入力
  7. 「公開」か「コンタクトのみ」のどちらか選択(以降全ての項目で設定が必要)
    ※公開を選択した場合、一般公開される
    ※コンタクトを選択した場合、「コンタクト」が取れているユーザーにのみ公開される
  8. 「保存する」をクリック

コンタクトを追加する(ユーザー検索)

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チャットワークを利用しているユーザーを検索し、コンタクトを追加しましょう。

以下の手順でコンタクトを追加します。

  1. チャットワーク画面右上の「+」をクリック
  2. 「コンタクトを追加」をクリック
  3. 「ユーザー検索」をクリック
    ※チャットワークを利用している人は「ユーザー検索」で見つけることができる
    ※「メールで招待」でチャットワークに招待することができる
  4. 検索するユーザー名を入力
  5. 「検索」をクリック
    ※間違ってコンタクトに追加しないように、検索結果に同姓同名がいないかどうか必ず確認する
  6. 「コンタクトに追加」をクリック

チャットの基本的な使い方

いよいよ、チャットの基本的な使い方について解説します。

個人間やチーム内での情報共有に必須なので、しっかりとマスターしましょう。

チャットを新規作成する

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グループチャット内で、特定の個人向けにチャットを送る場合には「①TO」で相手を指定します。
※個人間のやり取りの場合、省略可

グループ内のメンバーであればチャット内容が閲覧できますが、特定の個人を指定することで誰に向けて送信しているのかがわかるので便利です。

複数名を選択してチャットを送ることもできます。

②は、ファイルや画像などを添付して送信する場合に利用します。

実際にチャットの内容を書く時には「③絵文字」も文章内に入れ込むことができます。

チャットを返信する

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相手にチャットを返信する場合には、返信するチャットにマウスカーソルを合せます。

表示された「①返信」をクリックし、そこから相手宛に返信できます。
※先述した「TO」機能を利用して相手を指定してもよい

過去チャットを引用する

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グループ内でチャット交換をしていると、未読のチャットがたまることが多々あります。

この状態で、特定のチャットに対して返信すると、返信を受けた相手がどのチャットに対しての返信なのか?わからなくなる可能性があります。

そこで、オススメなのが「引用」です。

手順は以下のとおりです。

  1. 引用するチャットにマウスカーソルを合わせ、表示された「①引用」をクリック
  2. 引用タグにチャット全文が挟まれた状態で表示されるので、引用範囲を編集(何もしなければ全文引用される)
  3. 引用タグの下に返信内容を入力
  4. 「送信」をクリック

グループチャットを作成する

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プロジェクトなど複数のメンバーでコミュニケーションをとる場合「グループチャット」を作成しましょう。

グループチャットを作成しておくことで、メンバー内でのコミュニケーションや情報共有が円滑になります。

グループチャット作成の手順は以下のとおりです。

  1. 「+」をクリック
  2. 「グループチャットを新規作成」をクリック
  3. 「チャット名」はプロジェクト名やチーム名、部署名などを入力
    ※例:ビジネスインフィニティチーム
  4. 「概要」は、グループに関係がある外部リンクやメールアドレス、アカウント情報などを入力
    ※後から情報を追加したり、編集することも可能
  5. グループメンバーに入れる人にチェックを入れる
  6. 権限を選択
    ※「管理者」「メンバー」「閲覧のみ」から選択できる
  7. 「作成」をクリック

タスク機能を有効活用する

タスクとは、わかりやすく言うと「やるべきこと」です。

自分自身がやるべき事、相手に委任した仕事などを「タスク」にしておくことで、仕事内容や進捗状況を共有できます。

タスクを追加する

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  1. タスクを追加するチャットを選択
  2. 画面右の「タスクボックス内」をクリック
  3. 「+」をクリックして担当者を選択
    ※担当者は複数名選択することも可能
  4. カレンダーからタスクの期限を指定
  5. 「タスクを追加」をクリック

追加されたタスクは画面右に表示されます。
※グループ内のタスクをすべて把握したい場合には、「自分のタスクのみ表示」のチェックを外す

タスクを完了または編集(削除)する

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タスクの内容を実施し終えたら「タスクの完了」を行います。

タスクの完了を行うことで、メンバー内で進捗状況が把握できますので必ず実施するようにしましょう。

もし、タスクの内容や担当者の変更が必要になった場合や、タスクが不要になった場合は、タスクを編集したり削除することもできます。

実際に「完了」または「編集(削除)」する場合は、まず画面左上の該当するチャットを選択します。

画面右に表示されたタスク一覧から、該当するタスクにマウスカーソルを合わせると「完了」「編集(鉛筆マーク)」「削除(ゴミ箱マーク)」が表示されます。

該当するアイコンをクリックしてタスクの処理を行ってください。


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スマホアプリを活用したタスクや引用機能の使い方

チャットワークは、パソコンだけでなくiPhoneやAndroidのスマホアプリでも利用することができます。

隙間時間でチャットを確認したり、パソコンが利用できない環境であれば、スマホアプリでの利用が圧倒的に便利です。

無料でダウンロードすることができますので、まだの方は直ぐにインストールして使ってみてください。

タスクや引用など便利な使い方は以下のとおりです。

なお、今回はiPhoneのアプリで説明していますが、アンドロイド版についても補足説明しています。

パスコードやTouch IDを設定する

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チャットワークでは、会社やビジネスでの機密情報や個人情報など、他人には絶対に見られてはいけない情報を扱うこともあるはずです。

スマホを無くしてからでは遅いので、まずはパスコードやTouch IDを設定しましょう。
※パスコードはアプリを起動したときに必要な4桁の数字
※Touch IDはiPhoneの指紋認証機能

  • パスコードを設定する場合、④の後に「4桁のパスワード」の入力が必要
  • iPhoneの場合「⑤Touch ID使用」をタップするとTouch IDを有効にできる
    ※チャットワークでTouch IDを設定する場合、先にiPhone本体の「設定」からTocuh IDの設定が必要
  • パスコードを変更する場合、「パスコードを変更」から再設定する

引用タグの使い方

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過去のチャットを引用する場合、対象メッセージをタップするとメニューが表示されます。

メニューから「引用」をタップし、引用に対しての返信文を入力し送信します。
※チャットをタップして選択した場合、全文が引用される
※チャットのうち一部を引用したい場合、「タップ&ドラッグ」で引用する範囲を選択

【補足】Android版アプリの場合

  1. 引用するチャットをタップ
  2. 表示されたメニューから「引用」をタップ
  3. 引用する範囲を編集
    ※編集せず使用する場合、全文が引用される
  4. 「送信アイコン」をタップ

タスクの使い方

タスクを作成する

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タスクを新規で作成する場合、チャット一覧からタスクを作成するチャットを開きます。

チャットを開いたら、①、②の順にタップし、③でタスクの内容を入力。

④ではタスクの期限と担当者を決めます。

【補足】Android版アプリの場合

  1. 「すべてのチャット」からタスクを作成するチャットを選択
  2. 「チェックボックスマーク」をタップ
  3. タスクの内容を入力
  4. 期限を設定
  5. 担当者選択
  6. 「保存」をタップ
タスクを完了する

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担当のタスクを実行したら、チャットワーク上で完了処理をします。

①、②の順にタップし、③では「自分のタスク」を選択します。

④では「ボックス」をタップします。
※ボックス以外をタップすると「タスク完了」にはならず、タスク詳細画面が表示される
※Andoroid版のタスクの完了手順は、後述する「編集」「削除」と併せて解説

タスクを編集または削除する

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タスク内容を編集または削除する場合、チャット一覧から該当のチャットを表示させます。

①、②の順にタップ、③では「自分のタスク」と「依頼したタスク」のどちらを編集するのか選択します。

④では、ボックス以外の部分をタップしてください。
※ボックスをタップするとタスクが完了するので気を付ける

⑤では、タスクを編集する場合には「編集」、削除する場合には「削除」をタップします。

編集を選択した場合「タスクの内容」「期限」「担当者」が編集できます。

【補足】Android版アプリの場合

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Andoroid版の場合、タスクの「完了」「編集」「削除」は以下の手順で行います。

①、②の順にタップし、③で「自分のタスク」または「依頼済みタスク」のどちらか選択します。

④では、左から順にタスクの編集(鉛筆マーク)、タスクの削除(ゴミ箱マーク)、タスクの完了です。

該当するメニューを選択し、タスクの処理を実施してください。


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