ビジネスマナーの基本【応接室編】名刺交換の方法や身だしなみを徹底解説!

business-manner-reception

ビジネスの世界で成功するためには、ビジネスマナーの習得は必須です。

一流のビジネスマンは、正しいビジネスマナーをさりげなく使いこなしています。

ビジネスマナーの基本は、いわばビジネスの世界で戦うための基本装備のようなものです。

一刻も早く身につけて、ビジネスのスタートラインに立ちましょう。

なお、今回は応接室で必要となるビジネスマナーを中心に解説していきます。

身だしなみから始まるビジネスマナーの基本

business-manner-reception

ビジネスマンに限らず、身だしなみは相手に与える第一印象に大きな影響を及ぼします。

だらしない服装は、信頼を失うだけではなく、人間性を疑われます。

メラビアンの法則にもある様に「身だしなみ」はビジネススキル以上に重要と考える方がほとんどであるため、常に清潔感のある身だしなみを心掛けておきましょう。

「仕事ができれば見た目なんて関係ないよ!」と思っている人もいるかもしれませんが、世のほとんどの成功者が身だしなみにすごく気を使っているのがビジネス界のリアルな現状だということを一度しっかりと見つめてみましょう。

【メラビアンの法則】

言語情報(Verbal:7%):話の内容など
聴覚情報(Vocal:38%):声量・声のトーンなど
視覚情報(Visual:55%):身だしなみ・仕草など

「7-38-55のルール」や「3Vの法則」とも呼ばれる。
また、言語情報(話の内容)の重要性が7%しかないことをピックアップし、「人は見た目や声量などの雰囲気」で9割以上が判断されるとの解釈が最も有名。

第一印象をよくするスーツの着こなし

無理して高価なものを身につける必要はありません。

それよりも、体に合ったサイズのものを「キッチリ」と着ることが重要です。

体に合っていないものは、「服のよれ」や「型崩れ」の原因となり、見栄えが悪くなります。

また、ファッション性よりも清潔感を重視するほうが印象がよくなります。

シャツやネクタイの色は派手なものを避けて、控えめな色を組み合わせましょう。

スーツの色は、大きく分けて黒、グレー、紺色がありますが、黒は冠婚葬祭やパーティなどフォーマル性が強いため、グレーか濃い紺色が無難です。

またダブルのスーツもフォーマル性が強くなり、特に中高年の人が好んで着る傾向にあります。

若い人がダブルのスーツを着ると「生意気」と感じる年配の人もいますので、若いうちはシングルを着ることをおすすめします。

スーツは何着ぐらい必要?

スーツは春夏用と秋冬用の2種類があります。

毎日着るものですので、春夏用と秋冬用でそれぞれスーツは3着程度を用意しましょう。

また、シャツと靴下の組み合わせは6組ぐらいあれば大丈夫です。

衣替えのタイミングは、気候にもよりますので決まった規則はありませんが、概ね4月中旬頃から春夏用、9月下旬頃から秋冬用に替えるのが目安です。

注意点としては、ただ単純にシーズンにこだわるのではなく、基本的には世間の人々に合わせたほうがいいでしょう。

※個人的に「暑がりだから」「寒がりだから」と言って、あまり世間の人々とかけ離れた服装をするのは避けた方がよいです。

とにかく清潔感が重要

「身だしなみ」と「おしゃれ」の違いをご存知でしょうか?

「身だしなみ」は相手のために行うことで、「おしゃれ」は自分の満足のために行うことです。

ビジネスマナーとしての身だしなみは、相手に不快な印象を与えないことが何より大切なので、最も清潔感を意識しましょう。

衣類には自分が気がつかないうちに、汚れ・シミ・しわなどが付着することが多くあります。

ワイシャツや靴下の洗濯はもちろんのこと、スーツのクリーニングや靴磨きなども、小まめ行うようにしましょう。

また、服装だけではなく、髪型・ヒゲ・爪のケア・臭い(体臭、口臭)なども重要な身だしなみの一つです。

細部までセルフチェックを忘れずにしっかりとしたマナーを身につけましょう。

ここ数年、クールビズにより大手企業や公務員などでは、少しカジュアルな服装を着用することが習慣化されてきました。
ただ、その場合でも応接室などでも接客時には上着とネクタイを着用するのが礼儀です。

社内規定などで「来客時(訪問時)でも上着とネクタイは不要」と定められている場合は、襟元のしっかりしたシャツを選ぶようにしましょう。
襟元がだらしない服装は全体の清潔感を失うことに繋がります。

スムーズな名刺交換でビジネスチャンスが拡大する

応接室での接客時のビジネスマナーの代表例として「名刺交換」が挙げられます。

ビジネスの世界では、人と人との繋がりが、その後のビジネスの行方を大きく左右します。

特に、日本においては、名刺交換は人間関係のスタート地点で行う重要なセレモニーです。

ぎこちない立ち振る舞いで第一印象を悪くしないように、ここでは名刺交換の注意点について説明します。

名刺は自分の分身

初対面の人との名刺交換で、「綺麗な名刺」や「クールなデザインの名刺」を受け取ると気持ちがいいものです。

逆に、角が折れたり、曲がったりした名刺は相手の印象が悪くなりますので避けましょう。

自分の「分身」である名刺に顔写真などを入れると、相手に覚えてもらいやすくなるため効果的です。

【名刺を持ち合わせていない場合】

ビジネスマンとして名刺を持ち合わせてないということは、決してあってはならないことですが、もしその様な事態に陥ってしまった場合は以下のように対応しましょう。

  1. 相手にお詫びする
  2. 相手の名刺は頂戴しておく
  3. 後日、なるべく早く自分の名刺を手紙などを添えて郵送する

名刺の渡し方と受け取り方

名刺は通常、立場が下の人が先に渡します。

ただし、片方が訪問者の場合は、訪問者から先に渡すのが一般的です。

名刺は必ず両手で渡し、両手で受け取りましょう。

その際、指が文字にかからないように注意してください。

business-manner-reception3

昨今では、立場に関わらず双方が同時に名刺を差し出すことが自然になってきています。
その場合、より自分の名刺を相手の名刺の下から渡す様にするとよいでしょう。

また、

  • 名刺がすぐに取り出せず、相手を待たせる
  • 座ったまま名刺交換を行う
  • テーブル越しに名刺交換を行う
  • 受け取った名刺を雑に扱う

などは相手に失礼ですので、絶対にしないように注意してください。

他にも、会社の応接室などでは、「上司と部下の2人」と「訪問者1人」などのパターンで名刺交換をする場合が多くあります。

その際、通例では役職が上の人から順に名刺交換をしますので覚えておきましょう。

「単に相手の近くにいるから」という理由で、役職が上の人より先に渡したり、受け取ってしまうとマナー違反ですので気を付けましょう。

※「先方4人」「こちら3人」などお互いに複数の場合は、役職が高いほうから1列に並んで交差していくように名刺交換を行う。
(ちょうど、サッカーの試合前に両チームの選手が一列に並んで順に握手をしていくイメージ)

名刺を受け取った後

名刺を受け取った後、すぐにカバンにしまうと軽く扱われているように感じますので、相手はあまりいい気分ではありません。

応接室で名刺を受け取った後はすぐにカバンにしまわず、机の上の自分の前に置くか、少し横側に並べて置いておきましょう。

相手が複数いる場合は、席の順と同じ横並びに置いておくとよいでしょう。

そうすることで、いつでも相手の役職と名前を確認することができますし、名前も早く覚えることができます。

ただし、話に夢中になって資料を上に乗せたり、机から落としたりしないように注意してください。

あなたの名刺があなたの分身であるのと同様に、相手の名刺は相手の分身であることを忘れないでください。

名刺入れは「座布団」の代わりです。
接客中は、相手の方の分身である名刺を座布団(名刺入れ)の上へ置きましょう。
※相手が複数の場合はより役職が上位の方の名刺を優先して座布団(名刺入れ)へ

応接室での席順、席次は日本固有のビジネスマナーの基本

応接室などの席順、席次は日本固有のビジネスマナーですので、海外ではさほど気にする必要はありません。

ただし、日本ではこの席順、席次を間違えると大変なマナー違反とみなされるため、十二分に注意が必要です。

応接室での席順、席次

基本ルールとしては、出入り口から遠いサイドが来客用、近いサイドが自社用です。

また、同じサイドでもより出入り口に遠い方の席が上座(一番目上の方が座る席)です。

自分自身の立場が一番下の場合は、積極的に下座(出入り口に近い席)へ向かいましょう。

business-manner-reception4

ただし、会議を目的とした場や応接室などを会議室として利用する場合はこの限りではありません。

会議をスムーズに進めるために、リーダーが真ん中に座り周りをサポーターが固める様な配置で会議を進めることが多いことでしょう。

business-manner-reception5

来客の応接室への誘導

応接室への誘導は、スピードに気をつけながら来客の少し前(斜め前)を歩きます。

応接室に着いたら、来客に「こちらでございます」と一声かけてドアをノックします。

このとき、室内に誰もいないことがわかっている場合でも必ずノックしましょう。

入室時の誘導は、ドアが外開きか内開きかによって違います。

business-manner-reception6

内開きの場合は、ドアを開けてそのまま先に入室し、その後で来客を室内へ誘導します。

外開きの場合は、ドアを開けて先に来客を室内へ誘導します。

エレベーターの中でも席順、席次があります。

操作ボタンが両サイドに付いている場合は、目上の方から順に、入り口から入って「1. 左奥」「2. 右奥」「3. 右手前」「4. 左手前」です。
操作ボタンが片側の場合は、目上の方から順に、入り口から入って「1. 左奥」「2. 右奥」「3. 手前(ボタン無し)」「4. 操作ボタンの前」です。

訪問時の注意点

相手先を訪問する場合、まずコートなどの上着は建物に入る直前に脱いでおきましょう。
(大手企業など受付などのゾーンがある場合はそこで脱ぐのが一般的です。)

応接室に通されて、相手側から「おかけください」と着席を促されたら席に着きます。

このとき、必ず浅めに座るようにしてください。

また、「カバンは空いている座席」「机の上」「膝の上」などには置かず、座席の横の床に置きましょう。

その際、椅子や机の足にもたれかけさせる必要がないように、縦置き(自立)ができるカバンを使用してください。

コートなどの上着は、縦置きしたカバンの上に掛けておくとスマートです。

「貧乏揺すり」「ペン回し」など相手が不快に感じる仕草は厳禁です。
これらの仕草は、無意識に出ることが多いので、日頃から注意しておきましょう。

関連記事

  1. business-etiquette-phone

    ビジネスマナーの基本【電話応対編】時間をかけすぎず、敬語を適切に!

  2. summer-gift-year-end-gift0

    御中元や御歳暮の時期はいつまで?「お礼状」や「のし」の書き方も徹底解説…

 

Sponsored Links


最新記事一覧

  1. reftoken-ico_3
  2. b2bx-ico-registration
  3. blockchainlab-conference_2
  4. sbi-ico-rating
  5. swell-swift
  6. valu-howto-buy_2
  7. bitcoin-fork
  8. metamask-how-to-use
  9. cryptocurrency-biometrics
  10. cryptocurrency-tax-return_1
Sponsored Links