Google ドライブの使い方。ファイルの共有やアップロード方法について解説。

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Google ドライブは、Googleのオンラインストレージサービスです。

99.9%の稼働率が保証されていることから、最も安全なストレージと言われています。

こういった理由から、社内のファイルの共有に利用している企業が多いようです。
※あくまで、オンラインストレージですので機密情報や個人情報、お客様のデータなどの共有にはおススメしません

Google ドライブを利用することで、メールに添付できない大容量のファイルを他のユーザーと共有することができます。

また、共有ファイルを同時進行で編集する「共同作業」も可能です。

今回は、ファイルアップロードなどの基本的な使い方から、ファイルやフォルダを共有する方法について解説します。


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Google ドライブの基本的な使い方

はじめに、Googleドライブを利用する上で、最低限知っておくべき基本的な使い方について解説していきます。

この基本的な使い方をマスターするだけでも、便利なツールであることを実感することができます。

実際に、この記事を参考にしながら実践してみてください。

ファイルをアップロードする

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Googleドライブで同期させたいファイルをアップロードする方法は以下のとおりです。

  1. 「新規」をクリック
  2. 「ファイルをアップロード」をクリック

ファイルをアップロードをクリックすると、ファイルを選択する画面が表示されます。

アップロードするファイルを選択し「開く」をクリックすると、アップロードが開始されます。

アップロードが完了すると、画面右下に「アップロード完了」のメッセージが表示され、マイドライブのリストにアップロードされていることが確認できます。

ファイルを閲覧する

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Googleドライブでは、さまざまな形式のファイルをGoogleドライブ上で閲覧することができます。

例えば、Microsoft WordがインストールされていないパソコンでWordの文章を閲覧したり、PhotoshopがインストールされていないパソコンでPhotoshopの画像を確認することが可能です。

操作は簡単で以下のとおりです。

  1. 「マイドライブ」をクリック
  2. リストから閲覧したいファイルをダブルクリック

閲覧することができるファイルには以下のようなものがあります。
※ここに書いている形式が全てではありません
※Appleの「Pages」「Numbers」「Keynote」は閲覧できません

  • Microsoft Word
  • Adobe PDF
  • Mricrosoft Excel
  • Adobe Illustrator
  • Adobe Photoshop
  • Microsoft PowerPoint

他にもさまざまな画像ファイルや動画ファイル、圧縮ファイルもGoogleドライブ内でデータを閲覧することができます。

ファイルを削除する

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Googleドライブ上の不要になったファイルは削除することができます。

  1. 「マイドライブ」をクリック
  2. 削除したいファイルをクリック
  3. 右クリック「削除」をクリック

削除したアイテムは、完全に消去されるわけではなく「ゴミ箱」に一時保存されていますので、そちらから復元することも可能です。

ゴミ箱から削除(復元)する

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削除したファイルは、一時的に「ゴミ箱」へ移動します。

完全に削除したり、復元する際にはゴミ箱内のファイルを操作します。

ゴミ箱内のアイテムを完全に削除することで、Googleドライブのストレージの空き容量を増やすことができます。
※ゴミ箱から削除すると、二度と復元することができません

  1. 「ゴミ箱」をクリック
  2. 「削除」または「復元」するファイルを選択
  3. 右クリックし「削除」または「復元」をクリック

ファイルをスターで管理する

既にGmailを利用している人であれば、「スター」のことがわかると思います。

Google ドライブでも同じように、重要なアイテムに「スター」をつけて目立たせることができます。

スターをつけておくことで、重要なファイルだけをピックアップすることができますので、有効活用しましょう。

ファイルにスターを付ける

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  1. 「マイドライブ」をクリック
  2. スターを付けるファイルを選択
  3. 右クリックし「スターを付ける」をクリック

※ファイルからスターを外す場合は、①②は同じ手順で操作を行い、「③スターをはずす」をクリックする

スター付きのファイルだけを表示させる

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「スター付き」をクリックすることで、スターが付いたファイルだけを簡単に表示させることができます。

重要なファイルには必ずスターを付けておくとよいです。


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ファイルを検索する

検索ボックスを利用することで、Google ドライブ内に保存しているファイルを簡単探すことができます。

保存しているファイルが増えてきたときに有効です。

ファイル名、ファイルの種類、条件検索のいずれかの方法で検索できます。

ファイル名(ファイルの種類)で検索する

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ファイル名がわかっているときには、Googleドライブの「検索ボックス①」にファイル名を入力して検索しましょう。

また、ファイルの種類で検索する場合には、検索ボックスをクリックするとリストが表示されるので、②該当するファイルの種類を選択してください。
※テキストドキュメントでは「Word」、スプレッドシートでは「Excel」、プレゼンテーションでは「Powerpoint」も検索可能

条件を設定して検索する

google-drive-share9

任意の条件を入力することで、その条件を満たすファイルを全て検索することができます。

この条件検索を利用すれば、条件を満たすファイルをフォルダへまとめて移行するようなことも可能です。

条件検索をするためには、Google ドライブの検索ボックス右の「①▼」をクリックします。

検索条件が入力できる画面が表示されるので、そこに「②任意の条件」を入力します。

【種類】
WordなどのテキストドキュメントやPDFファイルなど、ファイルの種類を選択することができます。

【オーナー】
ファイルのオーナーを指定し検索することができます。
「全員」「自分がオーナー」「自分以外がオーナー」「特定のユーザー」から選択できます。
「特定のユーザー」を選択した場合は、該当するユーザー名、またはメールアドレスの入力が必要です。

【場所】
ゴミ箱内、またはスターが付いたファイルから検索することもできます。
もし、検索する場合は、該当する場所にチェックを付けてください。

【更新日時】
ファイルが「最終更新されてからどのくらい経過したのか」という条件でも検索することができます。
※「カスタム」を選択した場合には、任意の期間を指定することができる

  • すべての期間
  • 昨日
  • 今日
  • 過去7日間
  • 過去30日間
  • 過去90日間
  • カスタム

【アイテム名】
アイテム名検索では、ファイル名の部分的なキーワードでも検索することができます。
例えば、「猫の鳴き声」というキーワードを入力しただけでも「猫の鳴き声を調査」というファイルを検索できます。
このように、ファイル名がわからない時に有効です。
※検索ボックスを利用した「ファイル名検索」で検索できないときに利用するとよい

【含まれている語句】
ファイル名ではなく、ファイル内に含まれるキーワードでも検索することができます。
どうしてもファイル名が思い出せない場合に有効です。

【共有する相手】
現在、ファイルを共有している相手を指定して検索することができます。
該当するユーザー名またはメールアドレスを入力することで検索します。
※ファイルの共有方法は後述する

【フォローアップ】
自分に割り当てられた「アクション アイテム」を含むファイルや、自分がオーナーで「提案」も含むファイルを検索します。
※アクションアイテムとは、コメント機能を利用して、誰が何をするのか割り当てられた宿題事項
※提案とは、共同作業で編集した後に、メンバーに変更箇所を提案するときに利用

フォルダでファイルを管理する

受信メールのフォルダ分けや、パソコン上でファイルをフォルダ管理するように、Googleドライブ上のファイルをフォルダで管理することができます。

また、作成したフォルダを他のユーザーと共有することもできます。
※ファイル、フォルダの共有については後述する

フォルダを作成する

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  1. 「新規」をクリック
  2. 「フォルダ」をクリック
  3. フォルダ名を入力
  4. 「作成」をクリック
ファイルをフォルダへ移動する

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「①移動させるファイルを選択」します。

このとき、「Ctrl(command)キー」を押しながらファイルをクリックすることで、複数のファイルを同時に選択することができます。

「②移動先のフォルダ」にドラッグ&ドロップで移動させます。

フォルダを削除する

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フォルダが不要になったら削除することができます。

削除する前に、必ずフォルダ内のファイルが不要なものかどうか確認してください。

削除の手順は、「①フォルダを選択」した状態で右クリックし、「②削除」を選択します。

Googleドライブの共有機能の使い方

Googleドライブでは、作成したファイルやフォルダを他のユーザーと共有することができます。

メールで送信できないような大容量のファイルでも、相手を指定すれば簡単に共有することができるので非常に便利です。

特定のファイル(フォルダ)を共有する

共有ファイル(フォルダ)を選択する

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  1. 「マイドイブ」をクリック
  2. 共有するファイルを選択
  3. 右クリックし「共有」を選択

※「フォルダ」を共有する場合は、フォルダ上で右クリックし、共有を選択する

共有するユーザーを追加する

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  1. 共有する相手のユーザー名、又はメールアドレスを入力
    ※複数のユーザーと共有する場合には、続けて入力する
  2. 「鉛筆マーク(▼)」をクリック
  3. 共有ファイルの権限を選択
    ※権限については以下に解説
  4. 「送信」をクリック

※さらに他のユーザーを追加する場合も、同じ手順で追加することができる

【編集者】
共有の追加や権限の変更、コメントの入力、ファイルの閲覧が可能です。
また、該当するファイルが「Googleドキュメント形式」の場合には編集することもできます。

【コメント可】
該当のファイルが「Googleドキュメント形式」の場合は、コメントの入力ができます。
また、ファイルの閲覧も可能です。

【閲覧者】
ファイルの閲覧のみ可能です。
また、Google ドライブに対応していないファイル形式の場合は、ダウンロードすることができます。

共有ファイルの権限を変更する

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共有ファイルの権限は、いつでも変更することができます。

  1. 権限を変更する共有ファイルを選択
  2. 右クリックし「共有」を選択
  3. 「鉛筆マーク(▼)」をクリック
    ※現在の権限が、編集者であれば「鉛筆マーク(▼)」、コメント可であれば「コメントマーク(▼)」、閲覧者であれば「目マーク(▼)」が表示されている
  4. 変更する権限を選択
  5. 「完了」をクリック

共有ファイルの権限を削除する

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共有ファイルの権限を削除する場合には、「①詳細設定」をクリックし、該当するユーザーの右側の「②×」をクリックします。


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